Manual eSocial

Desenvolvido a fim de orientar e tornar claro os prazos e as rotinas burocráticas que deverão ser seguidas com a implantação da Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e trabalhistas - e-Social.

Parte 1: Informações gerais

O que é?

O eSocial é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.

O eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural.

Quem está obrigado ao eSocial?

Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.

Novos sistemas: eSocial x EFD-Reinf x DCTFWeb

Por meio do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial os obrigados enviarão as informações relacionadas às relações de trabalho, que no campo da tributação previdenciária, abrangem, como regra, as informações necessárias para a apuração das contribuições previdenciárias e das contribuições das outras entidades e fundos (Terceiros) incidentes sobre a folha de pagamento ou remunerações pagas, devidas ou creditadas aos trabalhadores contratados.

Cabe destacar que serão implementados outros sistemas além do eSocial, como exemplo para transmissão das informações necessárias para a apuração da retenção do art. 31 da Lei nº 8.212, de 1991, das contribuições previdenciárias substitutivas, ou seja, as incidentes, em regra, sobre a receita bruta e as informações que compunham a DIRF, estas deverão ser encaminhadas por meio da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.701, de 2017

Os eventos do eSocial e as informações da EFD-Reinf servirão para compor os débitos relativos à contribuição previdenciária, a contribuição social devida a outras entidades e ao imposto de renda retido na fonte, a serem recolhidos à Receita Federal do Brasil –RFB, que integrarão e possibilitarão a geração da Declaração de Débitos e Créditos Tributários –DCTFWeb.

Neste novo ambiente (DCTFWeb) serão disponibilizadas as formas de liquidação dos débitos tributários, ou seja, será a forma declaratória dos débitos, com sua consequente confissão de dívida.

Em suma, esses sistemas irão agrupar as informações do FGTS, GPS, CAGED, CAT, RAIS, FOPAG, MANAD, SD, Livro de Registro de Empregados.

Cronograma de implantação

Rotinas Departamento Pessoal - Eventos

Eventos Não Periódicos:

São aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador/órgão público e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como, por exemplo, a admissão/ingresso de um empregado/servidor, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos e o desligamento, dentre outros.

Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita as regras que asseguram os direitos dos trabalhadores (CLT e demais normas), como no caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, como na situação do desligamento.

O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possíveis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora.

Eventos Periódicos:

São aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos realizados a pessoa física.

Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

Implantação 1ª Etapa - Qualificação Cadastral

Uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço.

Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na base do CNIS - Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS), onde qualquer divergência existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.

Forma de transmissão

Nosso sistema irá gerar os arquivos eletrônicos contendo as informações previstas no layout, dos quais serão assinados pelo certificado digital da empresa, ou pela contabilidade como procuradora devidamente autorizada, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação.

Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal dos dados e a autoria do emissor, emitirá o protocolo de envio e o disponibilizará ao empregador/contribuinte/órgão público.

Enfim, o layout do eSocial não possui uma interface para acesso off line, ou seja, não existe aplicativo para download, sendo apenas um emaranhado de códigos .xmls que precisam ser alimentados com as informações dos eventos, gerados e transmitidos pelos sistemas que precisam ser adquiridos pelas próprias empresas ou de terceiros, como no nosso caso, nosso Sistema Contábil.

Poderá também ser acessado diretamente no Portal do eSocial na internet - http://www.esocial.gov.br, para consultas e preenchimento das informações que irão operar a transmissão do evento.

Unificação de guias de pagamento

Haverá a unificação da arrecadação por meio de um único documento, DARF, onde englobará as contribuições previdenciárias e imposto de renda. Sendo assim, ocorrerá a extinção gradual da guia GPS – Guia da Previdência Social.

Parte 2: Informações práticas

Superada a parte teórica, vamos ao que realmente impactará nas rotinas das empresas, ou seja, como deveremos lidar com as informações para promovermos o cumprimento das novas obrigações acessórias sem penalidades, ou seja, dentro dos prazos legais.

Temos neste campo, um impacto negativo, ou seja, uma mudança de paradigma de escrituração, implicando até em uma reestruturação das empresas, mas lembrando que os prazos e normas trabalhistas não sofreram alterações pelo eSocial, apenas haverá um maior controle, exigindo um cumprimento mais efetivo na comunicação das mesmas.

Ponto-Chave - Eventos fora do prazo legal

Devido à centralização das informações em uma só plataforma, aumentou os riscos de penalidades, principalmente quanto às informações constantes dos Eventos de Tabelas (ocorrências como férias, registro, demissões), que são mantidas no eSocial, de forma histórica, não sendo permitidas informações conflitantes, devendo obedecer uma coerência lógica de encadeamento de eventos.

Ou seja, a transmissão ao eSocial deverá ser efetuada, preferencialmente, assim que ocorrer a alteração da informação armazenada naquele sistema, evitando-se inconsistências entre estas e os eventos de folha de pagamento (eventos periódicos x eventos não periódicos).

Eventos retroativos ou posteriores não poderão ocorrer, uma vez que toda movimentação trabalhista deverá ser informada no prazo legal e, caso ocorra informação fora da data ou até mesmo retificações, a empresa correrá o risco de autuação.

Sendo assim, deverá então, haver maior colaboração e interação junto ao departamento pessoal da empresa e da contabilidade, adequando as rotinas e formas de envio das informações, evitando a realização de eventos fora do prazo.

Todas as ocorrências com os colaboradores deverão ser comunicadas a contabilidade tão logo aconteçam, inclusive o envio de atestados e documentos de imediato, como seguirá algumas explicações:

Admissões

Pré-contratação: No processo de recrutamento e seleção, já deverá ser analisada a Qualificação Cadastral do candidato, e caso haja inconsistências, solicitar sua regularização antes da contratação efetiva.

Poderá ser verificada a consistência das informações pessoais (Pis/Nome/CPF/Data de Nascimento) pelo site: Consulta Qualificação cadastral: http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial ou clicando aqui.

Admissão do empregado:Todos os dados cadastrais e documentos referentes à admissão deverão ser encaminhados com antecedência, onde sugerimos no mínimo 03 (três) dias antes do início na função, pois a comunicação deverá ocorrer em até 01 (um) dia antes da data de admissão.

Inclui-se neste prazo a realização do exame admissional e obtenção do Atestado de Saúde Ocupacional – ASO conforme Programa PCMSO, que também será informado.

Em suma, como deverão ser transmitidos referidos arquivos, os dados do colaborador contratado deverão estar completos e em consonância com o item anterior até o dia imediatamente anterior à data de admissão de seu contrato de trabalho.

Não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha de pagamento com data retroativa.

Ficha Salário Família/Dependentes: serão obrigatórios também todos os dados dos dependentes, inclusive e especialmente o número do Cadastro de Pessoas Físicas – CPF dos mesmos.

Também deverá ser verificada e confirmada com o colaborador(a) a real dependência, uma vez que, no caso de pais separados, a criança deverá constar apenas no registro do qual é o responsável legal. Exemplo: Pai que paga pensão não pode colocar a criança como dependente.

Afastamentos

Afastamento temporário: As ocorrências que envolvam afastamento por doença, licença-maternidade, acidente de trabalho deve ter comunicação imediata no sistema. O colaborador deverá entregar o atestado médico impreterivelmente em até 48 (quarenta e oito) horas e deverá, no retorno, realizar exame médico já no primeiro dia, uma vez que estas informações também serão transmitidas.

Comunicação de acidente de trabalho: referida informação integrará o eSocial, onde a ocorrência de morte por acidente deverá ser imputada no mesmo dia, e no caso de acidente, no primeiro dia útil posterior ao fato.

Reforçamos sempre a análise cautelosa do ocorrido, se realmente se caracteriza como acidente de trabalho, sempre analisando o atestado médico, onde deverá conter:

  • Descrição da enfermidade;
  • Prazo do afastamento e tratamento proposto (não pode constar indeterminado);
  • Código do Cid da doença e grau;
  • Confirmar a coerência do código Cid com a enfermidade/doença;
  • Verificar o elo da doença com a atividade desenvolvida, se esta poderia mesmo estar ligada ao trabalho;
  • Verificar o PPP para que o INSS no ato da solicitação da licença não identifique como acidente de trabalho;

Tal decisão não poderá mais ser postergada, uma vez que a CAT deverá ser informada no prazo acima citado (1º dia útil após o acidente).

Atestados médicos: Os cadastros do sistema eSocial possuem campos específicos para preenchimento das datas atualizadas dos exames admissionais, periódicos (NR7), de retorno a função, de mudança de cargo ou função e demissionais.

Caso em algum exame o colaborador seja considerado INAPTO, o evento será cancelado e o mesmo deverá ser encaminhado ao INSS.

As empresas deverão manter atualizados os programas de Medicina e Segurança do Trabalho, como PCMSO, PPRA e PPP, além das demais obrigações referentes à saúde e segurança do trabalho determinadas de acordo com seu CNAE, evitando penalidades.

Todo afastamento mediante atestado médico com mais de 03 (três) dias deverá ser informado no eSocial.

Também serão informados os Equipamentos de Proteção Individual-EPIs básicos e necessários à realização das atividades, com seus respectivos Certificados de Aprovação-CA junto ao MTE.

Férias

As férias devem ser solicitadas com a antecedência, uma vez ser obrigatório o aviso ao colaborador no prazo de até 30 dias antes do descanso, e devem ser pagas 02 (dois) dias antes do início do descanso.

Serão informados no eSocial, como exemplo, quatro informações relativas às férias e na data de suas ocorrências, sendo: - do aviso; - do pagamento; - do início; e - do retorno. Exemplo: o descanso do funcionário se inicia dia 01/09/2017: O departamento pessoal deverá ser avisado até o dia 28/07/2017 ou antes, para providenciar o aviso obrigatório ao colaborador até o dia 01/08/2017, exatos 30 (trinta) dias antes do início das férias.

Obs.: art. 134 CLT: É vedado o início das férias no período de 02 (dois) dias que antecede feriado ou dia de descanso semanal remunerado.

No caso de concessão de férias logo após o retorno do(a) colaborador(a) de algum período de afastamento, como exemplo licença maternidade, só será possível conceder após 03 (três) dias do retorno, uma vez que o evento do pagamento das férias deverá ser informado em 02 (dois) dias antes do início, bem como deverá providenciar o exame ASO-PCMSO de retorno.

Desligamentos

Demissão: O empregador deverá solicitar o aviso prévio, 01 (um) dia antes do início do cumprimento, não sendo mais possíveis avisos retroativos e/ou acordos.

Diga-se acordos aqueles que eventualmente eram praticados contra a legislação, e não aqueles autorizados pela Reforma Trabalhista, que estabeleceu o permissivo legal para acordo dentro dos moldes legais.

Havendo a demissão, deverá a ocorrência ser informada de imediato para as providencias e colhimento da assinatura do colaborador no aviso prévio.

Pedido de Demissão: deverá ser informado no ato para as providencias.

Contrato de Experiência: caso haja a decisão de que o colaborador não será efetivado, será necessário informar a contabilidade com 03 (três) dias de antecedência antes do término do contrato.

Deverá ser providenciado o Atestado de Exame Demissional para todos os casos, até o último dia de trabalho.

Folha de pagamento

A Folha de Pagamento, com eventos por trabalhador, deverá ser enviada compondo todo seu movimento do mês, após a transmissão dos eventos não periódicos, com prazo para transmissão até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

Para o devido fechamento da folha e registro de eventos trabalhistas (RET), o qual será utilizado para validação, deverão ser encaminhadas todas as informações, como faltas, horas extras, etc., logo e até o primeiro dia do mês posterior.

Alterações de dados pessoais

Em um primeiro momento, para a implantação do eSocial, a contabilidade já está promovendo a validação da qualificação cadastral, onde inconsistências serão informadas e deverão ser sanadas o mais breve possível.

Após, ocorrendo qualquer alteração nos dados pessoais dos colaboradores, deverão ser comunicadas de imediato para atualização do sistema da folha de pagamento, sob pena de não ser possível realizar a transmissão do arquivo.

Normas regulamentadoras de segurança e saúde no trabalho

Complementando as informações centralizadas no eSocial, haverá a vinculação dos laudos principais de PPRA e PCMSO, informando seus vencimentos e renovações, devendo a empresa estar rigorosamente em dia com todas as Normas Regulamentadoras.

Existem 36 normas regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho que devem ser observadas, onde definem procedimentos a serem adotados, principalmente quanto ao ambiente de trabalho e fornecimento de EPI’s, devendo para tal, contratar empresa especializada que, por meio de laudos técnicos, definirá o conjunto de procedimentos a serem adotados em face ao grau de risco e atividade.

Realçamos as principais normas, que todas as empresas devem providenciar, pois a partir destas verifica-se a necessidade das demais: PPRA, PCMSO, LTCAT, PPP, Exames Clínicos Admissionais, Periódicos, Mudança de Função, Retorno ao Trabalho e Demissionais.

Convenções coletivas de trabalho

Com a implantação do eSocial, o cruzamento das informações por eventual auditor do Ministério do Trabalho ou Operador do Judiciário será facilitada, onde estarão de posse dos direitos da categoria e também terão acesso aos relatórios do eSocial, analisando se todos os benefícios e direitos estão sendo praticados pelo empregador.

Destacamos: auxilio creche, piso da categoria, vale refeição, vale alimentação, triênios, jornada de trabalho, entre outros direitos constantes nas convenções.

Reforçamos a necessidade de cumprimento das cláusulas das CCT.

Penalidades

  • Não enviar os dados do eSocial - R$ 500,00 por mês (lucro presumido) ou R$ 1,5 mil por mês (lucro real). Para ME/EPP há redução de 70% da multa. (art. 57 da MP 2.158-35/2001);
  • Empregado não registrado - R$ 3 mil ou R$ 6 mil em caso de reincidência. Para ME/EPP a multa é de R$ 800,00. (art. 47 da CLT);
  • Ausência de dados no registro - R$ 600,00 por empregado. (art. 47-A da CLT);
  • Férias - R$ 170,26 por férias não comunicadas (art. 153 da CLT);
  • Exames médicos obrigatórios (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional) - R$ 402,53 a R$ 4.025,33 (art. 201 da CLT)
  • Afastamento temporário do trabalhador - R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 92 da Lei nº 8.212/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)
  • Comunicação de acidente do trabalho (CAT) - Variável entre R$ 1.693,72 a R$ 5.645,80, aumentadas em caso de reincidência. (art. 22 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) - R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 133 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)

Quadro de integração das rotinas do Departamento Pessoal - eSocial
Evento
Rotina
Prazo Legal
Cadastro atual
Deverão ser sanadas todas as incorreções, dados incompletos e divergentes no cadastro dos colaboradores na base interna do sistema.
Recrutamento/Seleção
Pré-Admissão
Pré-Qualificação Cadastral (Nome, CPF, Data de Nascimento, PIS) - Verificar dados do colaborador e eventuais inconsistências cadastrais.
Promover a consulta junto ao site do INSS
ou
clicando aqui!
Admissão/Transferências
03 (Três) dias com a documentação completa e colaborador qualificado, exame demissional anterior a data de admissão.
Dia imediatamente anterior ao do início da prestação de serviços.
Contrato de experiência
Avisar com antecedência mínima de 03 (três) dias do seu término.
Dia posterior ao término do contrato.
Desligamentos
Em todos os motivos comunicar antecipadamente, exceto pedido de demissão que deverá ser no dia, não podendo retroagir.
Comunicar aviso prévio até 10 dias do início do aviso e o desligamento no dia seguinte ao termino do cumprimento. Os pagamentos permanecem nos mesmos prazos.
Férias
Solicitar com 03 dias de antecedência da data do aviso de férias, sendo este 30 dias do início do descanço.
Prazo para aviso até 30 dias antes do início do gozo (Art. 135), prazo para pagamento em dois dias antes do início (Art. 145).
O pagamento deverá ser realizado em dois dias antes do início, sendo contado o próprio dia.
Exemplo: Férias iniciando na segunda feira, o pagamento será na sexta feira, pois contará a própria sexta feira e o sábado.
Observação: Art. 134 - As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período, nos 12 (doze) meses subseqüentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito; Art. 136 - A época da concessão das férias será a que melhor consulte os interesses do empregador.
CAT
Comunicar de imediato, inclusive enviar o atestado para informar no e-social.
Em caso de morte, comunicação imediata e no caso de afastamento no dia útil seguinte ao acidente.
Aux. doença/Aux. Maternidade/Afastamento
Acima de 3 dias do trabalho
Comunicar de imediato, inclusive enviar o atestado para informar no e-social.
Alteração de dados, Função e Salários
Comunicar no mês da vigência.
Deverá ser enviado um arquivo com o evento de alteração dos dados antes do evento períodico da folha de pagamento.
Laudos
(SESMT - Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho)
Deverão manter atualizados para informação precisa ao e-social.
Cumprir as exigências das Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho (NR's), inclusive Equipamentos de Proteção Individual com Certificado de Aprovação.
Folha de Pagamento
Fechamento da competência mensal até o segundo dia útil do mês subsequente - Empresas que não tem nenhum adicional no holerite.
Ex.: Hora Extra, Adicional noturno, Faltas, Atrasos.
Podrão enviar as informações antecipadamente.
Entre o primeiro e até o sétimo dia do mês subsequente, coincidindo com vencimento da guia do fundo de garantia.
Obs.: Não poderá ser enviado o arquivo e gerada a folha de pagamento sem o término do mês de competência.
Obs: Reforçamos que o eSocial não altera prazos ou a própria legislação, apenas exigirá o cumprimento dos prazos por meio de uma comunicação mais efetiva, por isso deve se antecipar os avisos de ocorrências trabalhistas.

Este manual foi elaborado a fim de orientar sobre os principais procedimentos que deverão ser observados em nossa rotina, sendo certo que estaremos sempre à disposição para análise ao caso concreto.

Aconselhamos que seja realizado um exame detalhado no quadro de colaboradores, a fim de identificar problemas futuros, e inclusive sejam providenciados os documentos faltantes no registro e ausência do cumprimento de alguma cláusula coletiva.

Mais detalhes poderão ser obtidos no portal www.esocial.gov.br ou no portal do Sped da Receita Federal

Versão 1.0
Todos os prazos poderão ainda sofrer alterações devido às convenções coletivas de cada categoria, bem como eventualmente alguns procedimentos serão alterados pela legislação. Este manual substitui alguns pontos do Comunicado de Obrigações Trabalhistas enviado anteriormente, sendo esta versão do manual atualizada até o dia 29 de Junho de 2018.

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